Visma Flyt Skole

Visma Flyt Skole er en løsning for skoleadministrasjon. Løsningen forenkler en rekke prosesser knyttet til læreres og elevers skolehverdag, og bidrar til et bedre innsyn og samarbeid mellom skole og hjem.

​Visma Flyt Skole gir flere fordeler:

• ​​Økt kommunikasjon mellom skole og hjem gjennom tilgjengeliggjøring av informasjon og selvbetjeningsløsninger.
• Raskere varsel og informasjon til foresatte gjennom SMS og digital post.
• ​Forenklet administrasjon gjennom digitalisering av administrative prosesser.
• Mer tid til elevens læring gjennom lærers oppfølgning av eleven og foresatte, og registrering av vurderinger og tilgang til relevant elevinformasjon.
• Dokumentasjon gjennom automatisk arkivering av alt som er arkivverdig.

Se hvordan løsningen fungerer for foresatte:

Åpne påloggingssiden til Visma Flyt Skole.​ Foresatte skal bruke ID-porten til å logge seg på.

ID-porten er en felles innloggingsløsning for mange offentlige tjenester og består av mange ulike innloggingsmetoder som MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass eller Commfides. ID-porten driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Hjelp til innlogging via ID-porten.

Dersom du får opp mobilsiden med overskrift "Visma Flyt Skole - Ansatt" må du klikke på "Fullversjonen av Visma Flyt Skole" for å logge på som foresatt. Foresatte logger på med ID-porten. Ansatte bruker Feide.

Dersom du har problemer med tilgang som foresatt, tar du kontakt med skolen.

Bruk appen Min skole på mobilen.

Innloggingen til Visma Flyt Skole er i utgangspunktet tilpasset ansattes innlogging på mobiltelefon eller nettbrett. Dersom du får opp mobilsiden med overskrift "Visma Flyt Skole - Ansatt" må du klikke på "Fullversjonen av Visma Flyt Skole" for å logge på som foresatt. Foresatte logger på med ID-porten. Ansatte bruker Feide.

En digital postkasse er en tjeneste på internett som kan ta imot og oppbevare post på en sikker måte. Du kan åpne og lese posten din både på datamaskin, nettbrett eller smarttelefon. Du må selv opprette en digital postkasse for å kunne motta post digitalt.

Å motta post elektronisk innebærer flere fordeler for deg. Du får: 

• raskere svar og informasjon fra det offentlige 
• varsel på SMS eller e-post når du får brev fra oss
• tilgang til posten din hvor og når du vil
• samlet og lagret posten din trygt og gratis ett sted

Du bestemmer selv om du vil ha digital postkasse eller ikke. Fordelene er mange, og Harstad kommune anmoder derfor om at flest mulig skaffer seg digital postkasse.

Les mer om hva du må gjøre for å motta digital post.

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. All behandling av disse skal foregå innenfor det til enhver tid gjeldende regelverk for å ivareta den enkeltes personvern.

I Visma Flyt Skole ligger det opplysninger om elever fra 0.-10. trinn, deres foresatte og ansatte i skolen.

Lovlig grunnlag for behandling

Harstad kommune kan hente inn og behandle data i løsningen basert på behov for å utøve offentlig myndighet slik som Opplæringsloven med forskrifter beskriver.

Det er frivillig å benytte løsningen

Grunnskoleopplæring er en plikt. Det er ikke frivillig for elever og foresatte om de skal eller ikke skal registreres i løsningen. Det er frivillig for foresatte om de vil bruke løsningen.

Innsyn

Løsningen gir elever og foresatte lovpålagt rett til innsyn. De som ikke ønsker å benytte den digitale løsningen, kan kontakte sin skole for å få det samme innsynet.

Hvilke innloggingsløsninger benyttes?

• Foresatte: Bruker ID-porten. 
• Ansatte: Bruker Feide.
• Elever: Bruker Feide.

Kun elever, foresatte og ansatte med et aktivt registrert forhold til grunnskolen i Harstad kommune har tilgang.

Hvem har tilgang til hvilke opplysninger?

Alle tilganger i løsningen er basert på roller og tilhørighet. Ulike roller har ulike tilganger:

• Skoleeier: Har tilgang til og kan endre alle opplysninger på alle skolene i Harstad kommune.
• Skolens ledelse: Har tilgang til og kan endre alle opplysninger ved egen skole.
• Kontaktlærer: Har tilgang til alle relevante opplysninger om sine elevgrupper, samtykker og anne skole-hjem dialog.
• Lærere: Har tilgang til å se relevante opplysninger for å føre fravær og anmerkninger på elever, se samtykker, og sende SMS og e-post til foresatte.
• SFO-leder: Har tilgang til å se alle relevante opplysninger om eleven og foresatte knyttet til SFO.
• SFO-ansatt: Har tilgang til å se opplysninger for å kunne føre fravær, anmerkninger og SFO tilstedeværelse. De kan sende meldinger og e-post ut fra løsningen.
• Foresatt: Ser all relevante opplysninger på eleven og seg selv. De kan endre egen kontaktinformasjon, gi/endre samtykker, se meldinger mellom skole-hjem, levere søknader, og se tilsendte dokumenter.
• Elev: Har tilgang til eget fravær, anmerkninger, karakterer, vurdering og sin klasse.

Rett til å korrigere opplysninger

Foresatte/Ansatte kan selv korrigere kontaktopplysninger som e-postadresse, mobilnummer og telefonnummer. Dersom registrert adresse er feil må skolen varsles slik at de får endret opplysningene. Den enkelte må påse at riktige opplysninger er registrert i Det sentrale folkeregisteret. Det sjekker du ved å logge deg inn i Altinn. Din folkeregistrerte adresse vises under «Din kontaktinformasjon». Dersom den er feil, må du melde flytting til Folkeregisteret.

Hvor kommer opplysningene fra?

Opplysningene om elevene og foresatte kommer primært gjennom et uttrekk av data fra Folkeregisteret. Frem til sommeren 2018 var det bare den ene foresatte som kom med i uttrekket. Den andre måtte eventuelt registreres manuelt. Fra og med høsten 2018 hentes eleven og begge foresatte med ut i uttrekket.

Dersom foresatte ønsker, kan skolen registrere andre kontaktpersoner. Foruten mor og far er mulige roller: fostermor, fosterfar, stemor, stefar og annet. Annet kan for eksempel være onkel, tante, besteforeldre, nabo eller andre som foresatte ønsker at skolen kan kontakte dersom de ikke får tak i foresatte.

Du kan reservere deg mot digital post

Løsningen gjør at vi kan sender ut digital post. Det betyr at du vil motta brev i din digitale postkasse eller på Altinn. Privatpersoner som fortsatt ønsker å motta post på papir, kan reservere seg mot digital forsendelse. Det gjør du på norge.no. Dersom du tidligere har reservert deg, men nå ønsker digital post fra oss, opphever du reservasjonen samme sted. Les mer om hva du må gjøre for å motta digital post.

For at du skal kunne få viktige brev og påminnelser fra den offentlige tilsendt digitalt, må du være oppført med e-postadresse og/eller mobilnummer i det nasjonale kontakt- og reservasjonsregisteret. Dersom du tidligere har benyttet ID-porten er disse opplysningene allerede registrert. Du legger selv inn/oppdaterer dine kontaktopplysninger.

Du kan reservere deg mot å motta SMS fra skolen

Inne i løsningen kan du selv fjerne avhukingen på at du skal motta SMS fra skolen inne i ditt eget kontaktkort. Trykk på rediger-knappen for å få tilgang til å endre. Trykk Lagre-knappen for å lagre dine endringer. Vær oppmerksom på at dette gjelder alle typer beskjeder/varsel som kommer fra skolen – også ved en eventuell beredskapssituasjon. Dersom du ønsker å aktivere SMS-varsel igjen, redigerer du på nytt og huker av for at du ønsker å motta SMS for skole – hjem dialog.

Du kan reservere deg mot å stå oppført på klasselisten

Dette gjør du ved å benytte tilhørende samtykkeskjema. Eventuelt ved å gi beskjed til skolen.

Samtykker

Første gang du logger på kan du gi et generelt samtykke på at du vil bruke løsningen til å gi/se/endre samtykker. Dette generelle samtykket må gis før du får tilgang til å gi andre samtykker i løsningen. Fordelen med samtykker i løsningen er at du til enhver tid vil ha oversikt over hvilke samtykker du har og ikke har gitt, og du kan selv når som helst endre et tidligere gitt samtykke. Skolen varsles når du endrer et samtykke.

Noen eksempler på samtykker:

• Bekrefte at informasjon for elev og foresatt er riktig
• Mitt barn kan sitte på i bil
• Skolen kan ta bilder av mitt barn
  • Bilder kan vises i klasserommet
  • Bilder kan publiseres på internett
• Skolen kan ta video av mitt barn
• Badetillatelse
• med mer

Sikring av data

Tilgang til systemet fjernes når du ikke lenger er elev/foresatt/ansatt i grunnskolen i Harstad kommune. All data som ifølge arkivloven er arkivverdig blir tatt vare på.

Før du kan gi samtykker, må du først gi et generelt samtykke på at du godtar elektronisk kommunikasjon.

Det gjør du ved å klikke på "Generelt samtykke" på forsiden av foreldresiden til Visma Flyt Skole.

Deretter kan du gå inn på det enkelte barnet og redigere samtykker. Se video under overskriften "Visma Flyt Skole nettportal" for å se hvordan.

Du kan selv endre ditt mobilnummer, telefonummer og e-postadresse. Adresseendring meldes til Skatteetaten og skolen. 

Ved andre feil. Kontakt skolen din.

Du kan melde fravær i appen Min skole, eller logg inn på nettsiden http://skole.visma.com/harstad

NB! Ikke skriv sensitiv informasjon som diagnoser eller hva som feiler barnet.

Du finner søknadsskjema ved å logge inn på Visma Flyt Skole, og velge knappen Søknader på forsiden.

Logg deg inn i Visma Flyt Skole med ID-porten.

Velg Meld på SFO/Si opp/endre plass.

Det er samme skjermbilde for søknad om plass, endring og oppsigelse av plass. Foresatte kan legge inn en kommentar i kommentarfeltet, eksempelvis hvilke dager barnet skal gå på SFO hvis det skal ha deltidsplass. Merk at den som søker om plass også registreres som betaler. Dersom foresatte skal dele faktua må dere gi beskjed om dette til SFO-leder.

Når søknad er ferdig behandlet av SFO-leder vil de som har digital post motta brevet her, andre får brev i vanlig postkasse. Søknaden og vedtaket vil være tilgjengelig under arkfanen Dokumenter.

Dersom du ikke kan/vil benytte løsningen må du kontakte SFO-leder for å søke om plass. 

Det blir sendt ut påmeldingsskjema elektronisk til alle foresatte som har barn på SFO i den aktuelle perioden.