Slik fungerer postlisten

Postlisten viser en oversikt over kommunens inn- og utgående korrespondanse fra sak-/arkivsystemet Ephorte de siste 365 dager. I tillegg viser postlisten interne notat N. Dette er korrespondanse som sendes mellom enhetene i kommunen.


NB! Vi gjør oppmerksom på at det gjøres en kvalitetskontroll av registrert post, av den grunn vil det være et forsinkelse på publiseringsdato på postlisten og reel mottatt dato. Denne forsinkelsen har ingen betydning for når saksbehandling iverksettes.
 

Innsynsretten i kommunens dokumenter er forankret i offentlighetsloven - se også forskrift til offentlighetsloven og Justisdepartementes veileder til offentlighetsloven

Dersom du får avslag på innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig kan det påklages. Klagen oversendes til Harstad kommune for behandling. Dersom klagen ikke tas til følge vil saken bli oversendt Statsforvalteren i Troms og Finnmark for  endelig avgjørelse.

Du trenger Adobe Acrobat Reader for å lese dokumentene. Acrobat Reader kan lastes ned fra nett og brukes gratis.


Klikk her for å komme til Harstad kommunes postliste

Dokumenter som er unntatt publisering

Noen dokumenter er unntatt publisering. Dette kan for eksempel være interne dokumenter X eller andre dokumenter som inneholder opplysninger som gjør at vi ikke har lov til å publisere de i offentlig postliste. Et eksempel er dokumenter som inneholder fødselsnummer. Forespørsel om innsyn kan gis ved å trykke på grønn knapp "Bestill innsyn via epost".  Alternativt kan du sende en e-post til postmottak@harstad.kommune.no med opplysing om hva du ønsker innsyn i. Husk å oppgi saksnummer eller sakstema.

Dokumenter som er unntatt offentlighet

Dette er dokumenter som vi på grunn av hjemmel i lov ikke kan publisere. Vi skal heller ikke på noen måte identifisere hvem dokumentene knytter seg til. Som oftest er årsak til bruk av unntatt offentlighet at dokumentene inneholder personlige/sensitive opplysninger.

Forespørsel om innsyn kan gis ved å trykke på grønn knapp "Bestill innsyn via epost".  Alternativt kan du sende en e-post til postmottak@harstad.kommune.no med opplysing om hva du ønsker innsyn i. 

Dokumenter som ikke ligger på postlistene

Eldre dokumenter

Postlisten for generelle og politiske saker er tilgjengelig de siste 365 dager. Søk i dokumentregister gir treff  fra og med 6.februar 2015. Fra denne datoen innførte Harstad kommune fullelektronisk arkiv. For å få innsyn i dokumenter som er eldre enn dette, må du sende en epost til postmottak@harstad.kommune.no.

Personsaker

Pasient, klient og enkelte ansattsaker  som ligger på sikker sone holdes i sin helhet holdes utenfor offentlig postjournal. Partinnsyn er hjemlet i forvaltningsloven § 18. Eventuell begjæring om innsyn rettes til postmottak@harstad.kommune.no

Klage på avslag om innsyn

Klage på avslag på innsyn

Her finner du informasjon om hvordan du kan klage dersom du har fått avslag på innsyn i et dokument i Harstad kommune

Du skal alltid få et skriftlig avslag om vi ikke kan/vil gi deg innsyn. Det går frem av offenlighetslovas § 31 Avslag og grunngiving. Samme paragraf krever også at kommunen skal gi deg en konkret begrunnelse for hvorfor du ikke kan få innsyn. Avslaget skal alltid vise til hvilke lovhjemler som ligger til grunn for avslaget.

Det skal også fremgå av svaret til deg om hvorvidt kommunen har vurdert å gi merinnsyn, dvs selv om det er lov å unnta dokumenter fra innsyn, skal det allikevel vurderes om det skal gis merinnsyn. Dette går frem av offenlighetslovas § 11 Meirinnsyn. Vi skal også alltid vurdere om det kan gis innsyn i et dokument ved å sladde opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

I avslaget skal det også være med opplysninger om din mulighet for å klage, klagefrist og hvem som er klageinstans.

Kort oppsummert, får du avslag på et krav om innsyn i Harstad kommune så:
  • skal dette alltid være skriftlig, 
  • skal det gis en konkret begrunnelse med lovhjemler for hvorfor du ikke kan få innsyn, 
  • skal være opplyst om hvorvidt det er vurdert å gi innsyn i deler av dokumentet,
  • skal det ha med opplysninger om dine klagemuligheter.


Hvordan klage?

Du kan innen 3 uker etter at du har mottatt avslaget, kreve en nærmere begrunnelse for avslaget. Dette skal kommunen gi deg skriftlig svar innen 10 dager. Dette fremgår av offentlighetslovas § 31.

En klage kan være så enkel som at du skriver: "Jeg viser til avslag på innsyn av Harstad kommune (dato) i dokument om xxxx. Avslaget påklages."  Du trenger ikke å begrunne en klage, men det er fint om du gjør det. Det vil gjøre det enklere å behandle klagen. 

På Presseforbundets nettsider, offentlighet.no under Klag på 1-2-3 finner du mange utkast til klagebrev som kan hjelpe deg i en klage.

Hvor sendes klagen?
Når du sender inn en klage på avslag, skal denne sendes til Harstad kommune, fortrinnsvis på e-post til postmottak@harstad.kommune.no gjerne med kopi til saksbehandleren som har gitt deg avslag. Eventuelt kan du sende klagen via Send sikkert

Ved å sende en klage til kommunens postmottak, er du sikrere på at klagen blir behandlet så fort som mulig. Sender du kun klagen direkte til saksbehandler, kan det skje at klagen blir liggende og ikke blir behandlet pga fravær som ferie, sykdom, permisjon mm. 

Hva gjør kommunen når vi mottar en klage?
Klagen vil bli journalført i kommunens postjournal. Kommunen vil vurdere avslaget på nytt og vurdere om vi allikevel kan/skal gi deg innsyn. Får du helt medhold i klagen, får du oversendt dokumentet du har bedt om. Får du bare delvis medhold, vil du få et dokument der deler av dokumentet er sladdet. Får du delvis medhold, kan dette også klages på.

Dersom avslaget opprettholdes og vi ikke kan/vil gi deg innsyn, vil klagesaken bli oversendt til Statsforvalteren i Troms og Finnmark for avgjørelse så fort saken er behandlet. Du vil få kopi av oversendelsen.

Kommunen er pålagt å avgjøre klagen uten ugrunnet opphold, men om vi av ulike årsaker ikke klarer å gi deg et kjapt svar, skal du få et foreløpig svar med begrunnelse for hvorfor.

Hva gjør Statsforvalteren i Troms og Finnmark?
Statsforvalteren i Troms og Finnmark vurderer saken basert på de opplysninger du gir i din klage og kommunens begrunnelse. Dette vurderes opp i mot lovverket, lovforarbeider og avgjørelser av Sivilombudsmannen.

Dersom Statsforvalteren gir deg medhold i klagen, er kommunen pålagt å gi deg innsyn i dokumentet med en gang (uten ugrunnet opphold).

Hvis Statsforvalteren ikke gir deg medhold i din klage, kan du be Sivilombudsmannen om å vurdere avslaget. Du finner mer informasjon om dette i departementets veileder for offentlighetslova, kapittel 10.5.1 Klage til Sivilombodsmannen.