Hva er poenget med teksten din? Dersom budskapet kommer tydelig fram, er det større sjanse for at leseren gjør det du forventer og ønsker. Da slipper du å bruke tid på å oppklare og forklare i etterkant.

Vurder hva leseren vet fra før, og hva du bør forklare. Hvis leseren har fått informasjon om saken tidligere kan det henvises til dette i teksten. Pass på at nødvendig informasjon ikke er underforstått eller utelatt.

Har du flere mottakere med ulikt kunnskapsnivå? Da kan du:

• lage et sammendrag alle forstår
• legge deg på minste felles kunnskapsnivå, for å sikre at alle målgrupper skjønner alt
• tilpasse informasjonen til hver gruppe ved å skrive mellomoverskrifter; «til klageren», «til fylkesmannen»
• lage to ulike brev

Hva er viktig for leseren å vite? Skriv en konklusjon eller et sammendrag først. Leseren vil ofte være på jakt etter konklusjonen, og derfor er det leservennlig å framheve den.

I politiske saksframlegg og lignende tekster: Skriv en kort innledning (ingress) på en til to setninger, som gir mer utfyllende informasjon om hva teksten handler om.

Pass på at du faktisk gir et sammendrag av hovedpunktene/konklusjonene i saksframlegget, og ikke bare gir en pekepinn om hva saksframlegget tar for seg.

Bruk en hyggelig tone når du skriver. Vi snakker med og ikke til mottakeren. Direkte henvendelse skaper en mer imøtekommende tone i teksten, og vi unngår å snakke over hodet på den vi skriver til.

En god avsnittsinndeling gir både skribenten og mottakeren god oversikt over innholdet. Ideelt sett skal en leser kunne danne seg et inntrykk av innholdet i en tekst bare ved å skumme mellomtitlene. Hvert avsnitt må ha et klart hovedpoeng, som presenteres i en mellomoverskrift.

• Lag en overskrift som forteller hva teksten handler om og som gir mening for mottakeren.
• Ordne resten av innholdet under informative mellomoverskrifter eller punktlister.
• Bruk gjerne flere mellomtitler enn du er vant til, og skriv dem i hele setninger.

Konkrete verb og kortere setninger og gir en mindre formell stil og minsker avstanden mellom tekst og leser.

Bruk et aktivt og direkte språk. Begynn gjerne med subjektet – hvem gjør eller skal gjøre hva. Få frem hvem som har ansvaret for beslutninger som er tatt, og handlingene som skal utføres.

Substantivering innebærer å bruke substantivuttrykk der vi kan uttrykke oss enklere ved hjelp av verb. Vi kan «gjøre en vurdering», eller vi kan «vurdere». Se etter substantiver som slutter på –ing eller –else, og skriv om til verb.  

Unngå substantiver uten bestemmelse (bolig, dokument) eller med enkelt bestemmelse (denne bolig, dette dokument). Bruk heller substantiv med dobbel bestemmelse (denne boligen, dette dokumentet).

Hjelpeverbene – må, skal, vil, bør – kan du med fordel spare på. Som oftest er ett hjelpeverb nok i en setning. Skriv er i stedet for vil være, og må være i stedet for vil måtte være.

Ikke alle kjenner til regelverk og fagbegreper. I mange tilfeller må du forklare både saken, regelverket og fagordene. Bruker du faguttrykk, må du forklare faguttrykket første gang du bruker det. Unngå å forklare ett faguttrykk med et annet, eller bare vise et eksempel på bruk av faguttrykket.

Formuler innholdet så konkret at leseren ser for seg hva du skriver om – bruk et språk som leseren kan. 

• Velg ord som ligger nær dagligspråket. Unngå utdaterte verb som for eksempel «påføre», «påse», «påklage» og «utstede».
• Unngå gammeldagse ord og uttrykk og faguttrykk som «hvorledes», «angående», «vedrørende» og «således».
• Styr også unna abstrakte ord med vagt innhold som «i henhold til», «vedrørende» og «angående».
• Unngå fyllord og unødvendige presiseringer.
• Velg oppdaterte og konkrete ord.
• «I forhold til» kan du ofte erstatte med preposisjoner som: «for», «med», «etter», «til», «på», «i», «om» eller «overfor».
• «Ha /sette fokus på» kan erstattes med «legge vekt på», «arbeide med» eller «prioritere». Fokus er et punkt, og kan ikke være bredt, stort eller flere.
• Unngå forkortelser.

Bruk «Kansellilisten» på Språkrådets nettsider. Den har gode alternativer til tunge ord. https://www.sprakradet.no/Klarsprak/skrivehjelp/Skriverad/Kutt-kansellistilen/soek-i-kansellisten/

Si tydelig hvem som gjør hva. Skal mottakeren gjøre noe, må du sørge for at det kommer tydelig fram. Hvis brevet krever et svar, må det stå hva mottakeren skal svare på, og hvordan.

Er det klageadgang, må dette stå i teksten. Det må være tydelig hvor lang frist det er for å klage og hvor en klage skal sendes. Du må opplyse om muligheten for å få hjelp til å skrive klagen.

Lange setninger er lite leservennlige. De gjør det vanskelig for leseren å få tak i innholdet. Hver setning skal drive teksten framover.

• Si én ting om gangen. Det gjør teksten din mer leservennlig og forståelig.
• Del lange setninger som kan deles. Som regel er setninger med mer enn 30 ord for lange.
• Fjern fyllord og presiseringer som ikke tilfører setningen mer informasjon.
• Bruk korte ord i stedet for lange og sammensatte ord.  Eksempel: En problemstilling er ofte bare et problem.
• Slett gjentagelser og unødvendige detaljer. Skill mellom det leseren må vite, og det som bare er greit å vite.
• Gå tilbake til de første avsnittene etter at du har skrevet ferdig resten av teksten. Bruker du litt tid på å skrive om disse linjene, blir teksten ofte mye bedre.

• Bruk gode hjelpemidler, som veilederen under eller andre nettsider og oppslagsverk. Se Språkrådets nettsider og bokmålsordboka i nettutgave.
• Les teksten høyt for deg selv. Bruk ørekontrollen! Det du ikke klarer å si, bør du heller ikke skrive.
• Les korrektur.
• Få en kollega til å lese teksten din.

Harstad kommune har bokmål som målform. Du kan gjerne svare på brev fra enkeltpersoner eller organisasjoner i samme målform, men det er ingen plikt.

Vi har tre grunnregler på norsk:

1. Egennavn skal ha stor forbokstav (for eksempel Harstad, Seljestad og Sama).
2. Fellesnavn skal ha liten forbokstav (for eksempel kommune, skole, sykehjem).
3. Starten på en setning skal ha stor forbokstav.

En tommelfingerregel ellers er at du skal bruke liten forbokstav. Hvis du er i tvil, er liten forbokstav ofte det riktige. Under finner du en oversikt over de viktigste reglene for stor og liten forbokstav, med eksempler.

Institusjoner, bygninger og organisasjoner med navn i to eller flere ledd har stor forbokstav bare i første ledd. Det gjelder også ledd etter egennavn:

• Harstad kommune
• Statens vegvesen
• Hærens musikkorps Nord-Norge
• Harstad kulturhus
• Seljestad ungdomsskole
• Sørhusan barnehager
• Kveldsol sykehjem

Politiske utvalg og komiteer har liten forbokstav:

• kommunestyret
• formannskapet
• planutvalget

Vi skriver avdelinger, enheter og virksomhetsområder i kommunen med liten forbokstav:

• fagstab
• service- og dokumenttjenesten
• bygg- og eiendomstjenesten
• areal- og byggesakstjenesten

Når stillingen/personen og institusjonen har samme navn, har stillingen/personen liten forbokstav og institusjonen stor forbokstav:

• kommunedirektøren (stillingen/ personen)
• Kommunedirektøren (institusjonen)

• statsforvalteren (stillingen/ personen)
• Statsforvalteren (institusjonen)

Bruk liten forbokstav når du skriver titler og stillingsbetegnelser. Det gjelder også i stillingsannonser og når tittelen står under navn på visittkort og i brev- og e-postsignaturer:

• kommunalsjef
• rådgiver
• enhetsleder

Skriv som hovedregel navn på prosjekter, dokumenter, artikler og rapporter med stor forbokstav og skill ut med kursiv:

• Kommunedirektørens forslag til budsjett- og økonomiplan 2021 - 2024

Bruk liten forbokstav og skill ikke ut med kursiv når du omtaler kortformen av prosjektet:

• I budsjett-og økonomiplanen står det ...

Skriv liten forbokstav i navn på lover og forskrifter (både kortform og fullform). Unntaket er Grunnloven, som alltid skal ha stor forbokstav:

• forvaltningsloven
• plan- og bygningsloven 
• forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser
• opplæringsloven

Navn på bygninger skrives også som hovedregel med liten forbokstav:

• kulturhuset
• rådhuset
• svømmehallen

Når du skal henvise til en lov i teksten din, gjør du det slik:
Dersom det ikke er søkere som fyller kompetansekravene for tilsetting i opplæringsloven § 10-1, kan andre tilsettes midlertidig.
Når du skal henvise til flere paragrafer, gjør du det slik:

• §§ 28 og 31
• §§ 28 til 31

Unngå å bruke forkortelser i løpende tekst. Det gjelder særlig forkortelser som er ukjente eller interne. Forklar alltid forkortelser første gang du bruker dem i en tekst.

• Hovedregelen er at forkortelser skal ha punktum.
• Det skal ikke være punktum i initialord (NRK) og forkortelser for mynt (kr), mål (cm) og vekt (kg).

Dato

Bruk åtte siffer for dato i brev og dokumenter (i rekkefølgen dag-måned-år):

• 07.01.2015

Bruk både bokstaver og tall for dato i løpende tekst:

• 7. januar 2015.

Bruk ordet «den» kun når du ikke oppgir måneden:

• Du får lønn den 12. i hver måned.

Klokkeslett og tidsrom

Bruk fire siffer i klokkeslett med punktum mellom time og minutter:

• 07.15 og 17.00.

Du angir ytterpunkter i tid og rom, strekning eller omfang uten mellomrom:

• kl. 09–15
• mandag–fredag
• perioden 2005–2011
• strekningen Harstad–Narvik

Skriv mobilnummer i grupper på tre, to og tre tall:

• 952 37 123

Skriv fasttelefonnummer i fire grupper på to og to tall:

• 72 54 00 00

Skriv femsifrede telefonnummer i ett:

• 07200

Skriv tall til og med tolv med bokstaver: 

• Enheten har elleve ansatte.

Skriv store tall slik: 

• Budsjettet er på 51 millioner kroner.

Unngå å blande siffer og bokstaver hvis du skal skrive flere tall i samme setning. Velg én av delene. 

• Enten:  Fem av seksten kommuner svarte på undersøkelsen. 
• Eller:     5 av 16 kommuner svarte på undersøkelsen.

I tabeller skriver vi alle tall med siffer.

Dersom det er viktig å framheve selve tallet, kan du bruke siffer:

• Klagefristen er 3 uker.

Skriv tall med fire siffer eller mer med mellomrom mellom hvert tusen. Det skal ikke være punktum noe sted:

• Husleien er på 4 500 kroner per måned.
• Harstad kommune har cirka 25 000 innbyggere.
• Årslønn i 100% stilling er 460 000 kroner.

Skriv beløp og kroner helt ut i løpende tekst. Unngå komma og tankestrek etter beløpet:

• 540 kroner (store tall) 
• Ti kroner (små tall)

På norsk bruker vi komma i desimaltall, ikke punktum, og vi bruker flertall av substantivet:

• 1,2 grader 
• 3,6 millioner

Komma

Du bruker komma:

• mellom setninger som er bundet sammen med og, eller, for og men. 
• etter leddsetninger som står først i en helsetning
• etter innskutt leddsetning.
• Se eksempler her. 

Bindestrek og tankestrek

Bindestrek og tankestrek er to forskjellige tegn med ulike bruksområder.

Her er noen eksempler:
Hvis du skal utelate en del av et ord, må du markere det som er utelatt med bindestrek:

• areal- og byggesakstjenesten.

Hvis førsteleddet er et siffer, skal du skrive ordet med bindestrek:

• 1961-årgangen, 30-årsdagen, A4-format, 10-årsjubileum, 60-årsdag

Hvis du skal lage en ordsammensetning med egennavn, bør du sette bindestrek mellom navnet og resten av ordet:

• Ibsen-året, Nord-Norge

Disse ordene skrives uten bindestrek (og med liten forbokstav):

• harstadmannen
• harstadskolen
• harstadinnbyggeren

Tankestreken er lengre enn bindestreken. For å få fram tankestreken holder du Ctrl-tasten inne mens du trykker på minustegnet på talltastaturet. Tankestreken er ikke obligatorisk, men du kan bruke den:

• ved innskudd og tilføyelser (med mellomrom på hver side av tankestreken): Dette er – tross innvendingene over – den beste løsningen.
• foran direkte tale (med mellomrom mellom tale og tankestrek):  – Vi må utvikle en bærekraftig by, sa kommuneplanleggeren.

Kolon brukes for å peke på det som kommer etter. Hvis det som kommer etter kolon er en helsetning eller et egennavn, skal vi bruke stor bokstav, ellers ikke.

• ikke er for lange (maks to setninger)
• har samme språklige form
• henger godt sammen med innledningen
• er korrekte

Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum til slutt.

Før eksamen er det mye praktisk som må ordnes:

• De fagansvarlige har ansvar for å lage eksamensoppgavene.
• Skolens administrasjon skal skaffe eksamensvakter.

Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal det være liten forbokstav og ikke punktum.

Når du tar eksamen, kan du ikke:

• snakke med medelever
• forlate eksamenslokalet alene

Det skal være kolon etter innledningsordene bare dersom du ville satt kolon der i vanlig løpende tekst.

Hvis du skal gjøre orddeling ved linjeskift, må det være minst to stavelser i ordet. Du kan dele ordet ved å la en konsonant og en vokal gå over til neste linje (lin-je, hiks-tet), eller du kan dele mellom de ulike leddene i ordet (riks-avis, ord-deling).

Unngå orddelingsfeil ved linjeskift som for eksempel rik-savis og ordd-eling.

Særskriving vil si å skrive sammensatte ord i to eller flere ord. En vanlig feil er at ord som skal skrives i ett, blir skrevet i to ord: gruppe time, Havne gata og parkerings huset.

I Harstad kommune skriver vi vei – ikke veg:

• Åsveien
• Seljestadveien
• Gamle Kirkevei

Korrekte gate- og stedsnavn finner du her: www.kommunekart.com/klient/harstad

Noen eksempler: St Olavs gate, Hans Egedes gate, Havnegata, Fjordgata, Heggen allé

Å står bare foran verb i infinitiv:

• å sende
• å skrive

Og binder sammen ord eller ordgrupper:

• hoppe og danse
• kjøre og parkere
• stort og smått

Det er ofte når og står mellom to infinitiver, som i eksempelet Jeg får så lyst til å hoppe og danse, at vi kan komme i tvil om å eller og. Da kan du bruke fortidsprøven. Den finner du beskrevet her: 

Vær oppmerksom på en del vanlige faste uttrykk som ofte blir skrevet feil. Her er rett skrivemåte:

• etter hvert
• for øvrig
• i dag, i morgen
• ifølge (i betydningen etter, i overenstemmelse med)
• igang
• si ifra
• ta imot
• til stede

Nyttige lenker

• Bokmålsordboka og Nynorskordboka: www.ordbok.uib.no
• Språkrådet: www.sprakradet.no

Bruk gjerne stavekontrollen, men ikke la deg lure av den

Bruk gjerne stavekontrollen når du skriver tekster i Word eller andre tekstbehandlingsprogram. Vær likevel oppmerksom på at du kan bli lurt av Word og stavekontrollen. For eksempel retter Word automatisk til stor forbokstav etter punktum, men det blir feil så lenge du ikke starter på en ny setning. Word har heller ikke lagt inn alle sammensatte ord på norsk, det vil si ord som er satt sammen av to eller flere ord. Det betyr at du kan få en rød strek under sammensatte ord selv om de er korrekte, som for eksempel ordet passordbeskyttet. Er du usikker på hvordan et sammensatt ord skal skrives, bør du sjekke andre oppslagsverk.