– Det er et stort behov for å kartlegge og sette inn forbedringstiltak, sier Tone Marie Myklevoll, kommunalsjef for samfunn og infrastruktur. Hun legger til at situasjonen i avdelingen for byggesak er krevende for både ansatte og innbyggere.
– Vi har blant annet hatt en vedvarende utfordring med å besette alle stillingene i avdelingen, noe som har bidratt til restanser og en uholdbar arbeidssituasjon, sier Myklevoll. Nå er alle de seks faste stillingshjemlene endelig besatt, noe som gir et godt utgangspunkt for å forbedre situasjonen.
Arbeidsmengde og frister
Avdelingen har et bredt spekter av oppgaver, inkludert behandling av søknader om ulike tiltak, oppfølging av ulovligheter, tilsyn og klagebehandling. Mange av disse oppgavene er komplekse og tidkrevende, og med strenge lovpålagte frister.
– Sakene vi behandler er ikke “plankekjøring”. Vi ser at våre saksbehandlere ofte må gå i dybden på særegne juridiske problemstillinger, noe som tar tid og ressurser, forklarer Myklevoll.
I tillegg til saksbehandlingen, håndterer avdelingen et stort antall henvendelser fra publikum, noe som ytterligere belaster kapasiteten.
– Det er ingen tvil om at vi opplever et stort press fra innbyggerne som ønsker informasjon og veiledning, sier hun.
Tiltak for forbedring
For å bedre situasjonen har kommunen igangsatt en rekke tiltak. Et viktig skritt har vært å innføre verktøy for bedre styring og oversikt over saksmengden.
– Vi har cirka 500 saker i kø, og vi jobber med å få på plass systemer som gir oss bedre oversikt, innsikt og gjør oss i stand til å prioritere dem bedre, sier Myklevoll.
En annen viktig endring er å skjerme saksbehandlerne fra konstante avbrytelser.
– For å øke effektiviteten har vi innført klare telefontider, slik at saksbehandlerne kan konsentrere seg om sitt arbeid uten å bli avbrutt hele tiden, forklarer hun.
Digitalisering og effektivisering
Digitalisering spiller også en sentral rolle i forbedringsarbeidet. Kommunen har startet arbeidet med å digitalisere alle reguleringsplaner og sikre at datagrunnlaget for saksbehandlingen er korrekt.
– Når vi får på plass en fullstendig digital løsning, vil dette kunne effektivisere mange av våre prosesser betydelig, sier Myklevoll.
Hun nevner også at kommunen ser på muligheter for å ta i bruk eByggesøk, som vil gjøre det mulig å levere og behandle byggesøknader helt digitalt.
– Dette er en viktig del av vår langsiktige strategi for å forbedre kvaliteten og hastigheten på saksbehandlingen," legger hun til.
Samarbeid og læring
Kommunen har også sett til andre kommuner for å lære av deres erfaringer med lignende utfordringer.
– Vi har allerede fått mange gode innspill fra andre kommuner som har klart å snu en negativ trend, og flere av disse forslagene gjennomfører vi nå, forteller Myklevoll.
Fremtidige mål
Myklevoll understreker at til tross for at mange tiltak allerede er iverksatt, vil det være nødvendig med ytterligere ressurser for å håndtere de store restansene og sikre at lovpålagte frister overholdes.
– Vi er i en situasjon hvor det må tilføres ekstra midler for å komme i posisjon til å overholde fristene. Dette kan innebære pålagt overtid, kjøp av saksbehandling hos private aktører, eller tilførsel av nye stillingshjemler, forklarer hun.
Hun avslutter med en optimistisk tone:
– Selv om vi har en lang vei å gå, har vi nå et klart fokus på å forbedre arbeidssituasjonen for våre ansatte og sikre en bedre tjeneste for våre innbyggere. Med de rette tiltakene på plass, er jeg sikker på at vi vil se positive endringer i nær fremtid. Vi har en dedikert og veldig flink gjeng som jobber med dette og jeg har stor tro på at vi sammen skal klare å løfte oss.
Myklevoll skal orientere utvalg for plan og næring i neste uke om saken.