Personvernerklæring

Denne erklæringen gir en samlet og overordnet forklaring på hvordan Harstad kommune behandler personopplysninger, hvilke rettigheter du har, og hvor du finner mer konkret informasjon om den enkelte tjenesten.

1. Om erklæringen

Harstad kommune behandler personopplysninger om innbyggere, ansatte, folkevalgte, leverandører, samarbeidspartnere og andre som er i kontakt med kommunen. Vi skal behandle opplysningene lovlig, rettferdig, åpent og sikkert.

Denne overordnede personvernerklæringen beskriver de felles rammene for kommunens behandling av personopplysninger. Den gir ikke alle detaljer om hver enkelt tjeneste. Når det er nødvendig, gir vi mer konkret informasjon i egne personverntekster for tjenesteområder, digitale løsninger, skjemaer eller andre behandlingssituasjoner.

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Harstad kommune er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som kommunen bestemmer formålet med og de vesentligste virkemidlene for. For enkelte interkommunale samarbeid eller fellesløsninger kan ansvaret være delt eller lagt til en annen virksomhet. Dette opplyses i den konkrete personverninformasjonen.

• Harstad kommune – Hársttáid suohkan
• Organisasjonsnummer: 972 417 971
• Postadresse: Postboks 1000, 9479 Harstad
• Telefon: 77 02 60 00
• E-post: postmottak@harstad.kommune.no

3. Kontakt med personvernombudet

Kommunens personvernombud gir råd om personvern og følger med på at kommunen etterlever personvernregelverket. Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om hvordan kommunen behandler personopplysninger, eller ønsker veiledning om rettighetene dine.

• Personvernombud: Henny Erstad
• E-post: personvernombud@harstad.kommune.no
• Telefon: 916 27 560

4. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger kommunen behandler, avhenger av tjenesten og formålet. Vi behandler bare opplysninger som er nødvendige og relevante. Dette kan blant annet være:

• identitets- og kontaktopplysninger, som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
• fødselsnummer eller andre entydige identifikatorer når det er nødvendig og lovlig
• opplysninger om familie, foresatte, verge, fullmakt eller nærmeste pårørende
• opplysninger om utdanning, arbeid, økonomi, bolig og sosiale forhold
• helseopplysninger og andre særlige kategorier av personopplysninger når vilkårene i regelverket er oppfylt
• opplysninger i søknader, saker, vedtak, journaler, korrespondanse og arkiv
• bruker- og tekniske opplysninger knyttet til digitale tjenester og informasjonssikkerhet
• opplysninger om ansatte, tidligere ansatte, folkevalgte, jobbsøkere, leverandører og samarbeidspartnere
• opplysninger om straffedommer og lovovertredelser når kommunen har rettslig grunnlag for det

5. Hvorfor og på hvilket grunnlag behandler vi opplysninger?

Kommunen behandler personopplysninger for å utføre kommunale oppgaver og levere forsvarlige tjenester. De vanligste formålene er å:

• yte lovpålagte tjenester og følge opp innbyggernes rettigheter
• behandle søknader, henvendelser, klager og andre saker
• utøve offentlig myndighet og fatte vedtak
• oppfylle dokumentasjons-, journalførings- og arkivplikter
• forvalte arbeidsforhold, rekruttering og kommunens organisasjon
• ivareta økonomi, innkreving, anskaffelser og avtaler
• sikre drift, informasjonssikkerhet, beredskap og forebygge misbruk
• kommunisere, gi informasjon og forbedre kommunens tjenester

Behandlingen skjer hovedsakelig fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. I enkelte tilfeller er behandlingen nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale, ivareta grunnleggende interesser eller forfølge en berettiget interesse der regelverket åpner for det.

Når kommunen behandler helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger, må det i tillegg finnes et eget grunnlag etter personvernforordningen artikkel 9 og nødvendig grunnlag i norsk lov. Ved behandling av opplysninger om straffedommer og lovovertredelser gjelder artikkel 10 og nasjonale regler.

6. Hvor får vi opplysningene fra?

Vi kan få personopplysninger:

• direkte fra deg
• fra foresatte, verge, fullmektig eller nærmeste pårørende
• fra andre offentlige myndigheter, kommuner, helseforetak eller samarbeidende tjenester når delingen er lovlig
• fra offentlige eller lovregulerte registre, for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Enhetsregisteret eller matrikkelen
• fra kommunens egne tjenester og fagsystemer når videre bruk har rettslig grunnlag og er forenlig med det opprinnelige formålet
• fra arbeidsgivere, leverandører eller andre private virksomheter når vilkårene for innhenting og deling er oppfylt

Når opplysninger ikke samles inn direkte fra deg, gir kommunen nærmere informasjon i samsvar med personvernregelverket, med mindre et lovlig unntak gjelder.

7. Hvem kan få tilgang til eller motta opplysningene?

Bare medarbeidere og andre som har tjenstlig behov, skal ha tilgang til personopplysninger. Tilgangen skal være begrenset til det som er nødvendig for arbeidsoppgavene.

Når det finnes rettslig grunnlag, kan kommunen dele opplysninger med eller gi tilgang til:

• andre offentlige myndigheter, kommuner og helse- og omsorgstjenester
• interkommunale samarbeid, vertskommuner og andre felleskommunale ordninger
• politi, domstoler, tilsynsmyndigheter og klageorganer
• arkivmyndigheter og andre mottakere som følger av lov
• leverandører av IKT, drift, kommunikasjon, arkiv og fagsystemer som behandler opplysninger på kommunens vegne

Leverandører som behandler personopplysninger på kommunens vegne, skal være bundet av databehandleravtale og dokumenterte instrukser. Opplysninger utleveres ikke bare fordi en mottaker ber om dem. Delingen må være nødvendig, ha rettslig grunnlag og være forenlig med eventuell taushetsplikt.

8. Behandling utenfor EU og EØS

Kommunen søker å bruke løsninger der personopplysninger behandles innenfor EU/EØS. Enkelte leverandører eller underleverandører kan likevel behandle eller få tilgang til opplysninger fra land utenfor EU/EØS. I slike tilfeller skal kommunen sikre gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige garantier etter personvernforordningen kapittel V. Konkret informasjon om eventuell overføring og hvilke garantier som brukes, gis for den aktuelle tjenesten eller løsningen.

9. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for formålet, med mindre kommunen er pålagt eller har rett til å bevare opplysningene lenger. Lagringstiden avhenger blant annet av tjenesten, sakstypen, dokumentasjonsbehovet, foreldelsesfrister og regler om arkiv, bevaring og kassasjon.

Opplysninger som ikke skal bevares, slettes eller anonymiseres når formålet er oppfylt og det ikke finnes annet rettslig grunnlag for videre lagring. Mer konkrete lagringstider eller kriterier oppgis i personverninformasjonen for den enkelte tjenesten.

10. Hvordan beskytter vi opplysningene?

Harstad kommune arbeider systematisk med informasjonssikkerhet og personvern. Tiltakene tilpasses risikoen og kan blant annet omfatte:

• styring av roller, tilganger og autorisasjoner
• logging, sikkerhetskopiering, oppdatering og teknisk sikring
• opplæring, taushetsplikt og skriftlige rutiner
• risiko- og sårbarhetsanalyser og vurdering av personvernkonsekvenser
• krav og kontroll overfor leverandører og samarbeidspartnere
• rutiner for å oppdage, håndtere og melde brudd på personopplysningssikkerheten

11. Automatiserte avgjørelser og profilering

Dersom kommunen bruker helautomatiserte avgjørelser eller profilering som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte får vesentlig betydning for deg, får du særskilt informasjon om dette. Informasjonen skal blant annet forklare hva behandlingen innebærer, hvilken betydning den kan få, og hvilke rettigheter du har, herunder eventuell rett til menneskelig vurdering.

12. Dine rettigheter

Hvilke rettigheter som gjelder, avhenger av formålet, behandlingsgrunnlaget og eventuell særlovgivning. Du kan ha rett til:

• Informasjon: å få forståelig informasjon om hvordan personopplysningene dine behandles.
• Innsyn: å få vite om kommunen behandler opplysninger om deg, få en kopi og nærmere informasjon om behandlingen.
• Retting: å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet eller supplert.
• Sletting: å få opplysninger slettet når vilkårene er oppfylt. Retten kan være begrenset av blant annet lovpålagte oppgaver og arkivplikt.
• Begrensning: å be om at behandlingen midlertidig begrenses i bestemte situasjoner.
• Protest: å protestere mot enkelte behandlinger som skjer i allmennhetens interesse eller som ledd i offentlig myndighetsutøvelse.
• Dataportabilitet: å få utlevert enkelte opplysninger i et strukturert format når behandlingen er automatisert og bygger på samtykke eller avtale.
• Trekke tilbake samtykke: å trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke. Tilbaketrekkingen påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede er utført.

Innsyn etter personvernregelverket er noe annet enn innsyn i offentlige dokumenter etter offentleglova og partsinnsyn etter forvaltningsloven. Kommunen kan be om nødvendig informasjon for å kontrollere identiteten din før rettighetskravet behandles.

13. Slik bruker du rettighetene dine

Du kan kontakte Harstad kommune via postmottak@harstad.kommune.no eller Postboks 1000, 9479 Harstad. Beskriv hvilken tjeneste eller behandling henvendelsen gjelder. Unngå å sende sensitive eller taushetsbelagte opplysninger i vanlig e-post.

Kommunen svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Fristen kan forlenges med inntil to måneder dersom henvendelsen er kompleks eller kommunen mottar mange henvendelser. Du skal i så fall få beskjed og begrunnelse innen den første måneden. Det er som hovedregel gratis å bruke rettighetene dine.

14. Informasjonskapsler og nettsidestatistikk

Kommunens nettsteder kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier som er nødvendige for sikkerhet, funksjonalitet og drift. Andre teknologier, for eksempel til analyse, skal bare brukes når vilkårene i regelverket er oppfylt. På kommunens nettsider skal du få særskilt informasjon om hvilke informasjonskapsler som brukes, formål, leverandør, varighet og hvordan du kan endre eller trekke tilbake eventuelt samtykke.

15. Klage

Hvis du mener at kommunen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, kan du kontakte kommunen eller personvernombudet. Du kan også klage til Datatilsynet.

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
Telefon: 22 39 69 00
Nettside: www.datatilsynet.no Lenke til et annet nettsted.

16. Endringer i erklæringen

Erklæringen oppdateres når kommunens behandlinger, løsninger eller regelverk endres, og gjennomgås minst årlig. Dato for siste oppdatering skal alltid fremgå. Ved vesentlige endringer vil kommunen informere på en egnet måte.

17. Rettslig rammeverk

Erklæringen bygger særlig på personopplysningsloven og personvernforordningen, herunder prinsippene i artikkel 5, kravene til rettslig grunnlag i artikkel 6, 9 og 10, kravene til åpenhet og informasjon i artikkel 12–14, reglene om rettigheter i artikkel 15–22 og reglene om overføring til tredjeland i kapittel V. Kommunens behandling er også regulert av sektorlovgivning, forvaltningsloven, offentleglova og arkivregelverket.