- Jeg er glad, men ikke overrasket over at den uavhengige gjennomgangen har kommet frem til at vi i all hovedsak har gjort rett, sier kommunedirektør Hugo Thode Hansen
- Det er noen forbedringspunkter som er av regnskapsteknisk og rutinemessig karakter, men punktene har ikke har vesentlige økonomiske konsekvenser, og påvirker ikke selvkostresultatene eller gebyrene til innbyggerne, legger han til.
➤ Les rapporten fra Komrev Nord her.
Grundig gjennomgang
Kommunerevisjonen og kontrollutvalget, skal på vegne av kommunestyret føre tilsyn med hvordan kommuneadministrasjonen løser sine oppgaver. Kontrollutvalget ba våren 2022 om å få en uavhengig gjennomgang om Harstad kommune overholdt gjeldende regler for beregning av selvkost for vann og avløp.
Komrev Nord har dermed hatt en grundig og uavhengig gjennomgang av hvordan Harstad kommune beregner selvkost for vann og avløp. Selvkost innebærer at kostnadene ved å produsere en tjeneste skal dekkes gjennom gebyrer som brukerne av tjenestene betaler.
Kommunen kan ikke ta mer betalt for vann- og avløpstjenestene enn utgiftene den faktisk har for å vedlikeholde og oppgradere systemet.
Forbedringsområder
Rapporten viser til noen forbedringspunkter, og kommunedirektøren har allerede gjort en del tiltak og endringer i rutiner:
- Styrket internkontrollen for utgiftsfordeling mellom Sama-anlegget og selvkost
- Bedre dokumentasjonen av bilag vedrørende "bruk av kommunal grunn"
- Endret fra bruk av kvadratmeterpris til direkte belastning av kalkulatoriske renter og avskrivninger
Når det gjelder det siste punktet, så viser beregninger at den nye beregningsmåten vil gi anslagsvis samme resultat, og dermed ikke medføre noen endring i selvkostregnskapet.
Rapporten skal behandles i kontrollutvalgets møte i slutten av januar.
Her følger Harstad kommunes kommentarer til rapporten, som ligger vedlagt nederst i saken her:
Innledningsvis vil kommunedirektøren takke revisjonen for en ryddig prosess og en velfundert rapport, som i hovedsak viser at Harstad kommune har overholdt gjeldende regler for beregning av selvkost for vann og avløp, og dermed at gebyrene er korrekt fastsatt.
Rapporten fremhever tre forbedringspunkter:
- Styrke internkontrollen for utgiftsfordeling mellom Sama-anlegget og selvkost
- Bedre dokumentasjonen av bilag vedrørende "bruk av kommunal grunn"
- Endre fra bruk av kvadratmeterpris til direkte belastning av kalkulatoriske renter og avskrivninger
Disse punktene er av regnskapsteknisk og rutinemessig karakter. Kommunedirektøren vil gjøre nødvendige endringer, og på noen områder allerede fra 2022. Punktene har ingen vesentlige økonomiske konsekvenser. De påvirker dermed ikke selvkostresultatene eller gebyrene til innbyggerne.
Styrke internkontrollen for utgiftsfordeling mellom Sama-anlegget og selvkost
Forholdet mellom Sama-anlegget og vann- og avløpstjenesten er av en slik art at utgiftene ved det arbeidet som utføres av de ansatte ved Sama-anlegget skal fordeles på den enkelte tjeneste i henhold til tjenestens andel av forbruket av mannskap og maskiner, i form av faste avtalte oppgaver i henhold til et årshjul.
Harstad kommune har over tid gjennomgått rutinene for denne fordelingen, med tanke på å sikre at det gjøres korrekt i henhold til gjeldende regelverk, samt at det gjøres effektivt med gode muligheter for god internkontroll.
Kommunedirektøren har besluttet fra og med 2022 å endre rutinene for å sikre at kostnadsfordelingen er i tråd med de endringene som er gjort i den sentralt fastsatte KOSTRA-kontoplanen.
Endringen består i at det vil bli foretatt en utgiftsfordeling slik at vann- og avløpstjenestenes andel av utgiften blir belastet på vann- og avløpstjenestene (som tidligere), mens det foretas en tilsvarende kreditering av utgiftene ved Sama-anlegget. Vi unngår da en utilsiktet internfakturering siden det reelt sett ikke skjer et salg, men en utgiftsfordeling.
Denne endringen påvirker ikke fordelingsforholdet mellom tjenestene, men medfører at regnskapet blir ført på de korrekte KOSTRA-artene. Endringen medfører heller ikke endring av kommunens driftsresultat eller resultatene på selvkostområdene.
Når det gjelder fjerde avsnitt på tredje side i sammendraget, som omhandler "attestasjon og anvisning av interne faktura fra kjørekontoret", vil kommunedirektøren påpeke at med bakgrunn i det som er beskrevet ovenfor, så vil ikke dette omhandle kontroll av faktura fra kjørekontoret, men gjennomføring av en utgiftsfordeling mellom tjenestene. Revisjonen beskriver i sin rapport følgende arbeidsflyt: «arbeidsleder ved kjørekontoret godkjenner timeregistreringene for arbeid som er utført, og konsulent ved drift- og utbyggingstjenesten genererer fakturagrunnlag som belastes regnskapet».
Kommunedirektøren understreker at dette også kan beskrives på følgende måte: «arbeidsleder attesterer timeregistreringene for arbeid som er utført, og konsulent ved drift- og utbyggingstjenesten anviser bilaget».
Denne arbeidsflyten, som inkluderer to-trinnskontroll (attestasjon og anvisning), er i tråd med godkjenningsløpet i fagsystemet Visma DvPro, og på samme måte som rutinene i andre kommuner som bruker samme fagsystem.
Kommunedirektøren merker seg at revisjonen anser at internkontrollen knyttet til dette kan forbedres, og kommunedirektøren vil derfor sørge for at det blir tatt en gjennomgang av rutinene rundt denne utgiftsfordelingen, for å sikre at rutinene medfører tilstrekkelig internkontroll. Kommunedirektøren vil også styrke budsjettkontrollen ytterligere.
Bedre dokumentasjon av bilag vedrørende "bruk av kommunal grunn"
Når det gjelder andre avsnittet på andre side i sammendraget, som omhandler belastning av vann og avløp for "bruk av kommunal grunn", så vil Harstad kommune sørge for at disse utgiftene for ettertid vil bli bedre dokumentert, slik revisjonen anbefaler i sin rapport.
Endre fra bruk av kvadratmeterpris til direkte belastning av kalkulatoriske renter og avskrivninger
Når det gjelder tredje avsnitt på andre side i sammendraget, som omhandler belastning av vann og avløp for "leie/disponering av bygg" - som i realiteten er vann og avløp sine beregnede andeler av kalkulatoriske renter og avskrivninger gjennom en beregnet kvadratmeterpris, så har kommunedirektøren allerede endret praksis.
Fra og med regnskapsåret 2022 vil vann og avløp sin reelle andel av kalkulatoriske renter og avskrivninger bli beregnet ved at investeringene i bygget blir delt på de tre tjenestene slik at dette blir korrekt beregnet, og man sikrer korrekt avskrivningstid. Det understrekes at denne beregningsmåten vil gi anslagsvis samme resultat, og dermed ikke medføre noen endring i selvkostregnskapet.