Ny eiendomsstrategi skal sikre bedre bruk og forvaltning av kommunens bygg

Harstad kommune legger nå fram til politisk behandling en ny eiendomsstrategi fram mot 2040. Strategien peker på utfordringer knyttet til vedlikehold, økonomi og organisering – og foreslår grep som skal gi bedre styring, mer effektiv arealbruk og en mer bærekraftig forvaltning av kommunens bygg.

Kommunen disponerer i dag 7,2 kvadratmeter bygningsmasse per innbygger, mens sammenlignbare kommuner i snitt har 4,9 kvadratmeter. Det betyr at Harstad kommune drifter en vesentlig større bygningsmasse enn andre kommuner av samme størrelse. Forskjellen utgjør om lag 60 millioner kroner i årlige merkostnader til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV).

Kartleggingen viser at bygningsmassen også har vesentlig dårligere teknisk tilstand enn landsgjennomsnittet.

Store verdier – store utfordringer

Vedlikeholdsetterslepet er beregnet til om lag 2 milliarder kroner, tilsvarende 12 470 kroner per kvadratmeter – nær det dobbelte av snittet for norske kommuner. Den gjennomsnittlige tilstandsgraden er 1,78, mens landsgjennomsnittet ligger på 1,3 (0 er best, 3 er dårligst).

– Tallene viser at vi har en for stor og for kostnadskrevende bygningsmasse, og at mange bygg har for lav teknisk standard. Dette er ikke bærekraftig over tid – verken økonomisk eller driftsmessig. Vi må tenke nytt, prioritere og ta vare på de byggene vi velger å satse på, sier kommunalsjef for Samfunn og infrastruktur, Tone Marie Myklevoll.

Utfordringene med vedlikeholdsetterslep har vært kjent i mange år. Myklevoll er derfor glad for at kommunestyret bestilte en egen sak om eiendomsstrategien.

– Det gir oss mulighet til å sette retning og mål - både på kort og lang sikt, innen et område av forvaltningen som har hatt utfordringer over tid. Nå får vi et bedre grunnlag for å ta beslutninger om hvilke bygg vi skal satse på, og hvordan vi skal bruke ressursene våre mest mulig effektivt, sier Myklevoll.

Harstad har i løpet av de siste årene bygd mye nytt, og kommunen står nå overfor et behov for å kombinere eksisterende og nye formålsbygg på en mer strategisk måte. Med den nye eiendomsstrategien ønsker kommunen å legge til rette for en god kombinasjon av bygg som er tilpasset fremtidige endringer i demografi og tjenestebehov.

Skoler har stort vedlikeholdsetterslep

Gjennomgangen viser at de 22 skolebyggene står for det største samlede oppgraderingsbehovet, på om lag 813 millioner kroner. Deretter følger helse- og omsorgsbygg, som har et samlet behov på nær 480 millioner kroner. Flere av byggene har nådd et punkt hvor de enten må rehabiliteres omfattende – eller vurderes for avhending.

– Skolene og helsebyggene er selve ryggraden i kommunens tjenestetilbud. Gjennom å ikke eie mer bygningsmasse enn det vi trenger kan vi gi våre innbyggere og ansatte mest mulig egna bygg, sier Myklevoll.

Anbefaler å samle eiendomsforvaltningen

I dag utføres eiendomsforvaltningen i Harstad kommune av flere enheter, avdelinger og selskaper, med delvis overlappende ansvar. Dette gir oppdelte fagmiljøer, utilstrekkelig samhandling og ikke god nok strategisk styring, ifølge en ekstern rapport. Eiendomsstrategien slår fast at det er behov for en samlet organisering av eiendomsforvaltningen, styrket bruk av digitale verktøy og langsiktige planer for utvikling, drift og vedlikehold.

- Det vil gi bedre oversikt, samhandling og bedre grunnlag for prioriteringer - både økonomisk og strategisk, sier Myklevoll.

Eiendom som verktøy for utvikling

Strategien løfter også fram kommunens eiendommer som et strategisk virkemiddel for by- og stedsutvikling. I dag brukes eiendommer i begrenset grad til å støtte opp under byutvikling, næringsliv og samfunnsvekst. Kommunen ønsker å bruke sine bygg og tomter mer aktivt for å fremme ønsket byutvikling og lokal verdiskaping.

– Kommunens eiendommer kan bidra til å forme Harstad som by. Gjennom sambruk, bedre planlegging og mer fleksibel bruk av bygg kan vi redusere kostnader, frigjøre arealer og samtidig støtte opp under næringsutvikling og gode lokalsamfunn, sier Myklevoll.

Hovedgrep fram mot 2040

Den nye eiendomsstrategien foreslår flere tydelige grep for å sikre en mer bærekraftig og verdibevarende utvikling av kommunens eiendommer fram mot 2040:

• Reduksjon av bygningsmassen: Kommunen bør redusere bygningsmassen med minst 10 prosent innen fem år. Dette vil kunne gi en årlig besparelse på rundt 20 millioner kroner, som kan brukes til å styrke vedlikeholdet av bygg som skal bevares.

• Vedlikeholdsstrategi og tilstandsmål: Kommunen skal sette mål for teknisk standard og etablere en vedlikeholdsstrategi for å prioritere de rette byggene og sikre en forutsigbar finansiering av vedlikeholdet.

• Helhetlig porteføljestyring: Kommunen skal utvikle et system for porteføljestyring som ser hele eiendomsmassen i sammenheng, rulleres hvert fjerde år og gir bedre grunnlag for beslutninger i budsjett- og planprosesser.

Mot en mer bærekraftig eiendomsforvaltning

Strategien peker på behovet for mer arealeffektiv og bærekraftig eiendomsutnyttelse som ivaretar både økonomiske og sosiale hensyn. Dette innebærer bedre sambruk av bygg, lavere arealbehov per innbygger og mer fleksible løsninger som kan tilpasses framtidige behov.

– Vi må tenke langsiktig. Færre, bedre og mer fleksible bygg gir både lavere kostnader og større handlingsrom. Dette handler til syvende og sist om å sikre gode tjenester og ansvarlig forvaltning av fellesskapets verdier, sier Myklevoll.

Forslag til vedtak

Kommunedirektøren foreslår at kommunestyret vedtar:

1. Eiendomsstrategi for Harstad kommune 2025–2040 vedtas. Strategien rulleres hvert fjerde år i tråd med rapportens anbefaling.
2. Kommunedirektøren bes implementere strategien gjennom å utarbeide handlingsplan og årshjul. Strategien skal danne grunnlag for kommunens videre arbeid med utvikling av grunneiendommer, arealeffektivisering, reduksjon av bygningsmassen og oppfølging av vedlikeholdsetterslepet.
3. Kommunen har et mål om å avhende 10 % av egen bygningsmasse i løpet av en periode på fem år. Kommunedirektøren gis fullmakt til å effektuere dette.
4. Rapport om teknisk tilstand og oppgraderingsbehov for formålsbygg tas til orientering.
5. Vedlikeholdsbehov på kommunal bygningsmasse og sum på vedlikeholdsetterslep skal presenteres årlig i kommunens årsrapport, samt i handlings- og økonomiplanen, dette i tråd med anbefalinger i forvaltningsrevisjon av kommunens bygningsmasse, fra 2024.
6. Strategi for utvikling og tilpasning av kommunens boligportefølje utarbeides og innarbeides i felles eiendomsstrategi.
7. Kommunens politiske investeringsreglement oppdateres i tråd med anbefalinger gitt i rapporten.