Politikerne i Harstad vedtok i 2018 se på muligheten for å etablere ny kino og bibliotek i sentrum av Harstad. Dette skjedde i kjølvannet av at flere private aktører har signalisert at de ønsker å bygge ut på sine respektive sentrumstomter, og at samarbeid med kommunen om utvikling av sentrum er ønskelig. 

Kommunestyret ba i sitt møte den 26. april 2018 rådmannen gå videre med en konkurranse med formål å bygge ny kino med fire saler og flytte dagens bibliotek, slik at de blir samlokalisert. Kommunestyret har bedt om at anskaffelsen skjer gjennom konkurranse i et såkalt offentlig-privat samarbeid (OPS).

Det var til slutt bare en tilbyder, Kaarbø Utvikling AS som sto igjen, og nå er forhandlingene avsluttet, og administrasjonen har nå lagt frem sitt forslag til vedtak for politisk behandling. Du kan lese fremlegger her

Alternativene

Kommunestyret kan velge å enten inngå kontrakt med Kaarbø Utvikling AS eller velge å ikke gå til slik anskaffelse.

Dersom kommunestyret velger å inngå kontrakt kan kommunestyret velge å

  • enten kjøpe eiendommene, eller
  • leie dem i 25 år med opsjon på kjøp etter 25 år.

Prosjektkostnad er samlet for kino og bibliotek i tilbudet beregnet til ca. 60.000 per kvadratmeter eksklusivt inventar og utstyr. Opprinnelig anslag var fra kommunen i 2018 fra kr. 35.000 til kr. 45.000 per kvadratmeter. Det rimeligste anskaffelsesalternativet for kommunen er kjøp av eiendommene ved at kommunen kjøper 100% av aksjene i selskap som er eier og hjemmelshaver til eiendom hvor kino og bibliotek er oppført.

Kjøp av aksjene kan lånefinansieres. Kjøpesum vil bli 272 800 000 kroner pluss moms. Tidspunkt for utøvelse av kjøpsopsjon avklares i evt. senere prosess.

Anskaffelse av inventar og utstyr er estimert til kr 25 mill. og kommer i tillegg til kjøpesum. Dette er et usikkert og forsiktig anslag. Blant annet er det da forutsatt gjenbruk av bibliotekinventar.

De driftsmessige konsekvensene av en slik anskaffelse/avtale vil medføre behov for utgiftsreduksjoner på i størrelsesorden 15-16 millioner kroner, noe som i realiteten vil si et bemanningskutt på samlet 25-30 stillinger. Slik kommunedirektøren ser det vil det i overskuelig fremtid ikke være rom til å øke kommunens årlige utgifter til ny kino og bibliotek i Harstad, med mindre andre større investeringsprosjekter velges bort. 

Fordeler og ulemper

Kommunedirektøren skriver i sitt fremlegg at en avtale med Kaarbø Utvikling A/S vil vanskeliggjøre en allerede utfordrende økonomisk situasjon for kommunen og kreve større utgiftsreduksjoner i driften enn det som allerede er forutsatt i gjeldene økonomiplan.

- Videre vil de økte utgiftene dette medfører være irreversible og bindende for fremtiden. Ut fra kommunens økonomiske situasjon og bemannings- og tjenestemessige konsekvenser av en slik avtale, vil det ikke være forsvarlig å inngå avtale med Kaarbø Utvikling A/S. Dagens kino og bibliotek fungerer begge godt og begge vurderes som viktige sentrumsnære tilbud. Kinoen i Harstad følger nasjonal trend som viser reduksjon i besøkstall over tid.

Samtidig skrives det i fremlegget at etablering av nytt bibliotek og ny kino vil kunne ha positive merverdier for Harstad (se nederst i denne saken), men det konkluderes med at en slik positiv merverdi ved etablering av ny kino og bibliotek forsvarer likevel ikke økte kostnader og konsekvenser for tjenestene ved ytterligere økt omstilling og nedbemanning i årene som kommer

Kommunedirektørens tilrådning:

  1. Harstad kommunestyre avlyser med dette kunngjort OPS konkurranse om anskaffelse av ny kino og bibliotek.
  2. Det inngås ikke kontrakt med Kaarbø Utvikling AS.
  3. Prosesskostnader for 2020 og deltakerhonorar innarbeides i budsjett 2020 ved behandling av 2.tertialrapport 2020.

Hvis kommunestyret velger å inngå kontrakt med Kaarbø Utvikling A/S, kan vedtaket formuleres slik ved kjøp:

  1. Harstad kommunestyre viser til tilbud fra Kaarbø Utvikling A/S og ber kommunedirektøren inngå kontrakt basert på endelig tilbud.
  2. Anskaffelsen skjer ved å inngå kjøpekontrakt slik; a. Parter: Kaarbø Utvikling AS (selger) og Harstad kommune (kjøper) b. Kjøpsobjekt: 100 % av aksjene i selskap som er eier og hjemmelshaver til eiendom hvor kino og bibliotek er oppført. c. Kommunestyret vedtar etablering av investeringsprosjekt på 298 mill. kroner (kjøp av bygg + inventar og utstyr) d. Finansiering av kjøp av aksjer skjer ved låneopptak
  3. Netto økte årlige driftskostnader innarbeides i VHP med kr. 15,1 mill. første året, og justeres årlig ved rullering av VHP ihht kostnadsutviklingen.
  4. Prosesskostnader for 2020 innarbeides i budsjett 2020 ved behandling av 2.tertialrapport.

Hvis kommunestyret velger å inngå kontrakt med Kaarbø Utvikling A/S, kan vedtaket formuleres slik ved leie:

  1. Harstad kommunestyre viser til tilbud fra Kaarbø Utvikling A/S og ber kommunedirektøren inngå kontrakt basert på endelig tilbud.
  2. Anskaffelsen skjer ved å inngå operasjonell leieavtale slik; a. Parter: Kaarbø Utvikling AS (utleier) og Harstad kommune (leietaker) b. Leieobjekt: leie av eiendom (bygg og tomt) hvor kino og bibliotek er oppført. c. Leie over 25 år med opsjon på utkjøp av leieobjektet til markedspris (det vil si prosjektkostnad). d. Kommunestyret vedtar etablering av investeringsprosjekt på 25 mill. kroner for anskaffelse av inventar og utstyr
  3. Netto økte årlige driftskostnader innarbeides i VHP med kr. 16,2 mill. første året, og justeres årlig ved rullering av VHP ihht kostnadsutviklingen.
  4. Prosesskostnader for 2020 innarbeides i budsjett 2020 ved behandling av 2.tertialrapport.

Kvalitet og merverdi ny kino og bibliotek

Forutsetninger kvalitet:

  • Ny kino er planlagt i 4 saler. Antall plasser er fordelt slik:
    • Sal 1: 150 +2HC + 40 VIP
    • Sal 2: 121 +2HC
    • Sal 3: 44 luksus +2HC
    • Sal 4: 56 luksus +2HC
  • Sambruk-, samhandling- og synergieffekter:
    • Kaarbø Utvikling A/S har beskrevet mulig sambruk opp mot planlagte bygg og andre funksjoner i området. I den sammenheng vises de bl.a. til:
      • Nytt hotell
      • Blått visningssenter
      • Støperiet
      • Ny videregående skole med ny idrettshall
      • Equinor bygget
      • Sjøkanten senter
      • «Kaarbøkvarterets totale tilbud vil trekke flere arrangementer og konferanser til Harstad bl.a. innen energi, havbruk, industri, kultur og reiseliv. Det ligger til rette for å skape godt innhold og gode rammer ved en samordning og kombinasjon mellom aktørene. I tillegg vil Kaarbøkvarterets blanding av attraktive tilbud av høy kvalitet bidra til et stort antall besøkende. Den nye videregående skolen, som sammen med Equinor-bygget blir nabo til Kaarbøkvarteret, vil også gi studenter, lærere og kontoransatte et attraktivt nabolagstilbud».
    • Ny kino og bibliotek tilbys i 2 ulike bygg. Dette begrenser noe sambruk f.eks. mulighet for felles toaletter og garderober
    • Kaarbø Utvikling A/S planlegger at kommunen kan ha f.eks.
      • felles markedsføring
      • felles teknisk drift av kino og bibliotek
      • samarbeid om teknisk/digital kompetanse
    • Biblioteket er uenig i forslag fra Kaarbø Utvikling A/S om sambruk mellom kino og bibliotek med felles inntektsforutsetninger, felles markedsføring samt barne-/familielørdager. Primært begrunnes dette i Biblioteklovens prinsipp om at bibliotek skal være gratis, men også i ulik drift, kompetanse, faglighet og at bibliotektjenesten er forankret i lov.
    • Støperiet beskrives av Kaarbø Utvikling A/S som mulig løsning for bibliotekets arrangementer, men er ikke inkl. i pristilbud for husleie. Det er gitt eget pristilbud på dagsleie kr. 2.000 som ikke er finansiert eller innarbeidet i prisoppsett. Evt. kostnader ved bruk må finansieres innen bibliotekets driftsbudsjett og etter avtale. Det er lagt til rette for egen scene i 1. etasje i biblioteket i tilknytning til musikkavdelingen med plass til 70 publikummere som vil dekke mye av bibliotekets behov for arrangementer.
  • Parkering:
    • Kaarbø Utvikling A/S legger til rette for nære parkeringsplasser (ca. 10-12 stk.) for bibliotek og kino i Fjordgata/Eriks gate.
    • Kaarbø Utvikling A/S planlegger og at parkeringsbehovet til ny kino og bibliotek dekkes av offentlige parkeringsordninger og nytt offentlig parkeringshus i Hvedingskvartalet med 250 plasser. Dette ligger ca. 120 m fra inngangen til Kaarbøkvarteret/torget.
    • Det er også offentlig tilgjengelig parkeringshus i Bertheuskvartalet, ca. 160 meter fra inngang.
    • Kaarbø Utvikling A/S arbeider med å få leie eller overta andre parkeringsarealer i umiddelbar nærhet til Kaarbøkvarteret 
    • Sykkelparkering og parkeringsplasser for handicappede etableres på torget.
    • Parkeringsløsning utarbeides i samsvar med sentrumsplan og reguleringsplan for området
  • Støy:
    • Det er gjennomført konsekvensutredning om støy
    • Det bygges støyskjermende mur i grensen mellom industriareal og byggeområdene der bl.a. kinoen ligger. Kinoen bygges inntil denne muren.
    • Når det gjelder biblioteket, forutsettes det at ytterveggen bygges som støydempende konstruksjon.
  • Støv:
    • Fylkesmannen pålegger verftet å gjennomføre et program for måling av støvnedfall fra virksomheten for å dokumentere at nedfallsstøv ikke overstiger grenseverdiene i Forurensningsforskrift.
    • Der det til nå er registrert overskridelse av grenseverdiene, er dette pga. trafikken i sentrum.
  • Areal:

o Kino

Bibliotek

Samlet

 

o 2.275 m2

2.234 m2

4.509 m2

BTA

o 2.075 m2

1.986 m2

4.061 m2

BRA

o Konkurransegrunnlagets forutsetning er samlet 4.000 m2.

  • Personellressurser
    • Det er ikke lagt inn ressurser til bibliotekdrift utover dagens stillingsressurser
  • Reguleringsplan
    • Reguleringsplan for utbyggingsområdet er vedtatt og kunngjort
  • Eiendom
    • Eiendommene er lokalisert i Kaarbøkvartalet (se vedlagt utenomhustegning)
    • Kino vil være i eget bygg med tilhørende tomt.
    • Biblioteket vil disponere 3 etasjer i fellesbygg planlagt i 5 etasjer. Ved eventuelt kjøp av biblioteket vil eiendommen måtte seksjoneres.
    • Tomtenes størrelse er så langt ikke fastsatt, dette vil måtte avklares i det videre arbeidet med prosjektene.
  • Meråpent bibliotek (se eget vedlegg)
    • Adgangskontroll via lånekort
    • Videoovervåkning
    • RFID-brikker og alarmposter
    • Selvbetjeningsautomater
    • Funksjonen legges primært til bibliotekets 1. etasje men med mulighet for utvidet bruk
    • Tidsrom meråpent fra kl. 06 til kl. 22, alle dager inkludert helg og helligdager
    • Merkostnader til økt drift for meråpent anslås til årlig 1 mill. (gjelder overvåkning/vaktselskap, økt renhold samt erstatning for evt. ødeleggelser) Det må vurderes om dette tiltaket forsvarer denne kostnaden.

Bibliotek

Merverdi kvalitet nytt bibliotek:

  • Moderne og mer effektiv drift
  • Meråpent planlegges ubemannet, sikret, selvbetjent, overvåket og intelligent teknisk
    • åpent fra kl. 06 til kl. 22, alle dager inkludert helg og helligdager
  • God musikkavdeling i 1. etasje med scene og 70 plasser for publikum
  • God personaldel i 3. etasje.