Digitaliseringsleder Monica Larssen i Harstad kommune og enhetsleder Thomas Schjelderup. Foto: Øivind Arvola
Arkivarius og Regine læres nå opp til å utføre arbeidsoppgaver som er rutinepreget, repeterende og basert på klare regler og ikke noe bruk av skjønn.
Ansettelsesprosessen startet allerede i 2019, da Harstad kommunes digitaliseringsleder Monica Larssen og hennes team begynte jakten på arbeidsoppgaver som en digital medarbeider kunne overta – oppgaver som andre digitale systemer ikke kan løse på en god måte.
Trenger ikke kontorplass
Den digitale medarbeideren er en robot, men den trenger ikke egen kontorplass – og har ikke en fysisk form.
- Det er et program som lever i en datamaskin. Men til forskjell fra andre program vil den bli registrert i vårt ansattsystem – og må derfor få et navn. Den får tildelt brukertilganger og rettigheter i de andre programmene den skal jobbe i, på lik linje med vanlige ansatte, sier Larssen.
En robot kan læres opp til å navigere i og mellom ulike dataprogram, utføre ulike kommandoer som klipp og lim eller museklikk. Den kan registrere og hente data fra nettsider, kalkulere eller sammenligne informasjon. I tillegg kan den hente ut informasjon fra andre system mer effektivt enn oss mennesker ved at den også kan snakke direkte med databaser, mens vi kun kan jobbe via skjermbilder.
Starter med to oppgaver
Denne høsten starter den ene digitale medarbeideren opp. Arkivarius skal jobbe med to ulike arbeidsprosesser hos service- og dokumenttjenesten. Samtidig sees det på muligheten til å få en robot til å utføre noen oppgaver hos regnskap, men her må det gjøres en litt større kartlegging i forkant. Men det er en målsetting om at Regine skal starte opp med arbeidet i løpet av våren.
- Hos oss skal Arkivariaus hjelpe oss med å sende ut post og arbeidsavtaler til elektronisk signering i første omgang. Dette er en tidkrevende og repeterende oppgave som stiller krav til at blir gjort 100 % likt hver gang. Arkivarius vil også gjøre søk mot folkeregisteret slik at vi er sikker på at Arkivarius har rett mottaker med rett adresse og fødselsnummer før den sender ut, sier enhetsleder Thomas Schjelderup, som er godt fornøyd med at roboten prøves ut i hans enhet.
- Dette er fremtiden for slike rutinepregete arbeidsoppgaver. Den gjør ingen feil, og jobber svært raskt og effektivt. På sikt vil også Arkivarius kunne utføre en rekke andre oppgaver for oss, og det ser vi frem til. Det betyr at vi får frigjort tid til oppgaver som vi i dag dessverre ikke fullt ut rekker over, slik at vi kan gi våre innbyggere bedre og mer effektive tjenester.
Utviklingspartner
Harstad kommune har valgt AVO Consulting som leverandør av robottjenestene. Selskapet har stor erfaring med denne type arbeid fra andre kommuner.
- AVO er ikke bare en leverandør på RPA-teknologi, men også en utviklingspartner for Harstad kommune. De er utfordret til å hjelpe oss å se muligheter i ny teknologi og hvordan vi på en best mulig måte kan ta de neste stegene i digitaliseringsreisen, sier Larssen.
Læring
Nå er vi inne i en fase hvor vi skal lære opp den digitale medarbeideren til å gjøre noen arbeidsoppgaver. Samtidig skal vi lære oss hva det betyr i praksis å ha, gi opplæring til og følge opp det arbeidet som en digital medarbeider utfører.
- Vi har kartlagt flere arbeidsoppgaver som vi tror kan være egnet for robotisering. For å få ut den store gevinsten vurderer vi først prosessforbedring og utbedring av grunnsystemene før vi vurderer om vi kan klare å lære opp en robot til å utføre oppgaven. Her har vi allerede luket ut en arbeidsprosess hvor vi så at ved å jobbe på en ny måte ble vi mer effektive, og det var ikke lenger noe ekstra gevinst å hente ved bruk av en robot, sier Larssen.
Det vi lærer i denne første fasen, og vurderingen av de gevinstene vi oppnår skal danne et beslutningsgrunnlag for om og hvordan vi ønsker å satse videre.
Gevinst
I tillegg til å håndtere manuelle prosesser på en mest mulig effektiv måte og frigjøre ressurser til å gjøre mer verdifullt arbeid, vil digitale medarbeidere kunne bidra til raskere tjenester med økt kvalitet. Vi ser også et potensiale til å kunne utvikle noen nye tjenester som vi ser at det er behov for, men som det i dag er for kostbart å sette et menneske til å utføre.