Harstad kommune gjennomførte nylig et internkurs der GDPR var tema. Forkortelsen står for General Data Protection Regulation, og gir virksomheter som Harstad kommune nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter innen personvern. (Les mer om den nye forordningen hos Datatilsynet)

Nye rutiner

- Den nye personopplysningsloven stiller slike krav at vi må ha nye rutiner for å etterleve den, sier digitaliseringsleder i Harstad kommune, Monica Larssen.

LES MER: Harstad kommune har ansatt digitaliseringsleder

Alle virksomheter som samler inn eller bruker personopplysninger, skal ha oversikt over hvilke personopplysninger det er snakk om, hvor de kommer fra og hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Kommunen har en over mange datasystemer som fanger opp personopplysninger; alt fra store eiendomsregistre til klassens e-postliste over foreldre.

- Alle disse registrene, store og små, omfattes av de nye reglene, og vi er i full gang med å få oversikt og utarbeide interne retningslinjer, slik at vi behandler personopplysninger i samsvar med de nye reglene, sier Larssen.

Risikovurdering

Jørn Hanssen er sikkerhetssjef i Harstad kommune. Han og kommunens IKT-avdeling er i full gang med å vurdere risiko og personvernkonsekvenser for flere av kommunens eksisterende systemer.

- Vi ser også på hvordan vi kan ta hensyn til de nye personvernprinsippene i alle nye systemer som kommunen anskaffer. Vi er i ferd med å få på plass tekniske og organisatoriske tiltak som effektivt ivaretar personvernprinsippene, og som sørger for at vi følger loven, sier Hanssen.

Digitalisering

Arbeidet vil ikke merkes for kommunens innbyggere i det daglige, men internt i kommuneadministrasjonen er det gjennomført midlertidig innkjøpsstopp av nye IKT-systemer.

-Det er både på grunn av GDPR og at vi ønsker å jobbe mer systematisk med digitalisering i kommunen – der målet er bedre tjenester for innbyggerne og en enklere hverdag for de ansatte, sier Larssen.

Sikkerhet

Kommunens personvernombud, Birgitte Hangeland utgjør sammen med Monica Larssen og Jørn Hanssen kommunens sikkerhetsteam. Det skal kontrollere og veilede det omfattende arbeidet som  foregår i alle enhetene i kommunen.

- Det er en økende bevissthet rundt sikkerhet og personvern i samfunnet generelt, og selv om den nye personvernforordningen medfører krevende prosesser for alle virksomheter, er dette veldig positivt for den enkelte innbygger, sier Hangeland.

Den nye forordningen trer i kraft i slutten av mai 2018.