Dette er saken

Politikerne i Harstad har vedtatt å se på muligheten for å etablere ny kino og bibliotek i sentrum av Harstad. Ønsket er en samlokalisering av tjenestene som skal:  

  • gi bedre og mer allsidige tjenester
  • gi mer tilgjengelige tjenester
  • være fremtidsrettet og gi merverdi i form av samhandling og samskaping
  • bidra til sentrumsutvikling med et tiltrekkende helhetlig miljø, der publikum trives.

Dette skjer i kjølvannet av at flere private aktører har signalisert at de ønsker å bygge ut på sine respektive sentrumstomter, og at samarbeid med kommunen om utvikling av sentrum er ønskelig. 

Kommunestyret ba i sitt møte den 26. april 2018 rådmannen gå videre med en konkurranse med formål å bygge ny kino med fire saler og flytte dagens bibliotek, slik at de blir samlokalisert. Kommunestyret har bedt om at anskaffelsen skjer gjennom konkurranse i et såkalt offentlig-privat samarbeid (OPS).

Hva er offentlig-privat samarbeid?

OPS er et samarbeid mellom offentlige og private aktører. Det private OPS-selskapet har byggherrerollen, utfører prosjektering og tar ansvar for bygging, finansiering, drift og vedlikehold i en definert periode.

  • Samfunnet bestiller en tjeneste, for eksempel en vei, en skole, eller som i vårt tifelle - en kino og bibliotek.
  • Kommuneadministrasjonen beskriver oppgaven som skal løses med funksjonskrav, og definerer hvilker standarder og kvaliteter som skal leveres. 
  • Den private aktøren gis - innenfor disse rammene frihet og totalansvar for å utvikle, bygge, drifte og vedlikeholde prosjektet i vanligvis 20-30 år.

Dette åpner for innovasjon og effektivisering ved at det tidlig kan velges løsninger som gir innsparinger på sikt, både i utforming av bygget/anlegget, drift og vedlikehold, samt på logistikk og gjennomføring. Livssykluskostnader er dermed viktig for både oppdragsgiver og leverandør.

Les mer hos Difi om fordeler og ulemper ved et slikt offentlig-privat samarbeid her: https://www.anskaffelser.no/temaer-bae/offentlig-privat-samarbeid-ops/kva-er-offentleg-privat-samarbeid-ops​

Dette ber vi om:

I sin bestilling til en privat aktør, har kommunestyret lagt inn følgende:

  • Fire kinosaler med til sammen 450 - 550 plasser
  • Flytting av dagens bibliotek til nye lokaler slik at det kan fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet, gjennom aktiv formidling og ved å låne ut bøker og andre medier gratis. Biblioteket skal i tillegg være en uavhengig møteplass og arena for offentlig samtale og debatt.
  • Minst 25 års leietid, med mulighet for å overta bygget vederlagsfritt, evt leie videre, eller overta til en avtalt pris.
  • Harstad kommunestyre legger også til grunn at bygningsmessig løsning skal legge til rette for effektiv drift av biblioteket. Det bør være mulig med utvidet åpningstider tilrettelagt for ubemannet bibliotektilbud utover vanlig arbeidstid. Det bør legges til rette for at biblioteket kan fungere som møtearena.
  • Det skal være gode sambruksmuligheter.
  • Estimert samlet behov: 4000 kvm.

Område for ny kino og bibliotek

Området som er valgt for en eventuell plassering av ny kino og bibliotek er avgrenset slik kartet viser. Alle innkomne OPS-anbud innenfor dette området stiller likt. 

Omrade OPS kino-bibliotak.png

Tidsplan

  • Kunngjøring av konkurransen med hele konkurransegrunnlaget: 20. november 2018
  • Informasjonsmøte med interesserte leverandører: 4. desember 2018
  • Forespørselsfrist: 28. januar 2019
  • Utsendelse av resultatet av prekvalifiseringen:  mars 2019
  • Tilbudskonferanse I: mars 2019
  • Tilbudskonferanse II: mai 2019
  • Tilbudsfrist: august 2019
  • Presentasjonsmøte/forhandlinger (prosjektkvaliteter og pris):  september - november  2019
  • Frist for innlevering av revidert (endelig) tilbud:  november 2019
  • Innstilling på valg av tilbyder:  desember 2019
  • Kontraktsinngåelse: januar 2020
  • Oppstart kontraktsperiode: august 2020
  • Oppstart leieperiode (avhengig av reguleringsarbeid) 2021/2022

Forutsetninger og organisering av konkurransen

  • Formannskapet er styringsgruppe for ny kino og bibliotek, og velger leverandør. Harstad kommunestyre vedtar eventuell stopp. 
  • Kommunestyret har bestemt at minst to aktører må levere anbud. Uten tilfredsstillende markedsgrunnlag avlyses konkurransen. 
  • Kommunen tar forbehold om avlysning av konkurransen både etter kvalifikasjonsfasen, konkurransefasen og etter utarbeidet forprosjekt. Dette avgjøres av kommunestyret. 
  • OPS-avtalen anskaffes med prosedyren «forhandlet konkurranse».
  • Ved komplett innlevert tilbud vil de deltakende leverandører som ikke når opp i konkurransen få utbetalt kr 500 000 ekskl. mva. i deltakerhonorar etter at kontrakt er inngått med valgte leverandør.
  • Dersom konkurransen må avlyses etter forprosjekt får tilbydere dekket kostnadene sine ved utarbeidelse av forprosjektet.
  • Mulighet for å avlyse konkurransen skal ikke bare knyttes opp mot antall tilbydere.

Brukermedvirkning og innspill innen 1. oktober

Vi tar gjerne imot innspill i denne prosessen. Hva tenker du er viktig for å skape gode kino- og bibliotekopplevelser i fremtiden? Bruk dette skjemaet her for dine innspill: https://skjema.kf.no/FormsEngine/?wizardId=5225&externalId=1903 . Kom med innspillene senest 1. oktober.  2018.

 

Kriterier for valg av leverandør

Når kommunen eventuelt skal velge leverandør av bygget, blir flere parametre vektlagt. 

Kvalifikasjonskrav

  • Obligatoriske krav (skatt, avgift, firmaattest)
  • Krav til god økonomisk soliditet og finansieringsevne
  • Krav til god gjennomføringsevne
  • Krav til tomt/lokasjon

Tildelingskriterier

  • Pris (Årlig husleie inkludert FDV)
  • Kvalitet og prosjektutforming
  • Tilbudt personell og oppgaveforståelse

Kontaktpersoner

Lurer du på noe? Ta kontakt med