Metode og verktøy

Forbedringstavlen er en whiteboard som står sentralt plassert slik at alle ansatte kan se den daglig. Her holdes det gjevnlig tavlemøter, der alle i avdelingen deltar. Fordelen er at det er et enkelt, visuelt og at alle kan delta/bidra.

Tavla skal inneholde

• overordnet mål og delmål enheten/ avdeling jobber med.
• verdier vi styres etter.
• Oppgaver det må jobbes med for å nå våre mål.
• Forslag til forbedringer, med ansvarliggjøring og dato for gjennomføring.

Gevinst/effekt

Det er viktig at gevinsten og effekten av tiltakene diskuteres når nye oppgaver skal iverksettes. Dette må bli en del av tankesettet i avdelingen, slik at man faktisk tar ut effekt og gevinst av tiltaket. Gevinst/effekt du kan oppnå er for eksempel brukeropplevelse, kvalitet, medarbeidertilfredshet, nytte for samfunnet eller økonomisk besparelse.

Prioriteringsmatrise

Prioriteringsmatrisen er et verktøy for å prioritere arbeidsoppgaver, ideer og tiltak man jobber med i forbedringsarbeidet.

Tiltaksplan

Skrives i Excel, og skal bidra til at forslag og utfordringer blir dokumentert. Det bidrar til ansvarliggjøring av ansatte, med tidsfrister. Den viser tiltak som er behandlet.
Her kan du laste ned et eksempel på tiltaksplan i Excel.

Innkjøpsliste

Utstyr til Forbedringstavle:

Skjema:  PDF-fil som viser vårt oppsett av forbedringstavlen. 

Verdihåndbok

Kommunen har i tillegg en egen verdihåndbok – en verdiplattform for ansatte i Harstad kommune for å yte stadig bedre tjenester: Her finner du verdihåndboken vår.

Kvalitetssystemet er en del av kommunens internkontrollsystem og skal bidra til kvalitet i tjenesteproduksjonen. For Harstad kommune betyr dette å sikre etterlevelse av kommunens forpliktelser og systematisk arbeide for å oppnå økt brukertilfredshet og bedre omdømme. Kvalitetsarbeidet baseres på W. Edwards Deming’s ideologi og metodikk og bygger på prinsipper hentet fra ISO 9000:2015.

Du kan finne beskrivelsen av kvalitetssystemet her: http://harstad.kommune.no/eknet/docs/pub/dok00002.pdf

Modell for kvalitetsforbedring og bruk av kvalitetssirkel:

http://www.helsebiblioteket.no/kvalitetsforbedring/metoder-og-verktoy/modell-for-kvalitetsforbedring 

"5 x hvorfor" er et enkelt - men effektivt - problemløsningsverktøy, som skal sikre at skal finne rotårsaken til problemet. Problemløsningsverktøyet brukes til å sikre, at man fjerner årsaken til et problem - og unngår symptombehandling.

Skjema: Rotårsak

Målet er at alle til enhver tid vet hvor alt er og ikke bruker tid på å lete. Det skal være raskt å se at noe mangler fra sin dedikerte plass.

Skjema: 5S ansvarsområde

En verdistrømsanalyse kan være nyttig for å se på arbeidsprosessen på et avgrensa område. Her brukes det enkle hjelpemidler som gråpapir og Post-it lapper i ulike farger.

Vi starter med en beskrivelse av alle oppgaver som gjøres på et avgrenset område eller i et bestemt tidsrom. Vi får da en nøyaktig kartlegging av dagens situasjon.

På bakgrunn av dette beskrives det hvordan den ønsket situasjonen på området kan være. Hva må til for å komme til den ønsket situasjonen?

Underveis får du frem ulike idéer som kan settes i verk for å bedre situasjonen. Prioriterte tiltak settes opp i en tiltaksplan med ansvar og tidsfrist.

Skjema: betydning av post-it-lapper - prioriteringsmatrise